Declareren

Declareren voor vrijwilligers

Vanaf 1 januari 2020 kunnen vrijwilligers van de KNZB Regio Midwest hun onkosten, die conform afspraak  gemaakt zijn voor de regio, uitsluitend digitaal declareren. Dit biedt de volgende voordelen voor u:

• U heeft geen portokosten voor het versturen van uw declaratie
• Het digitaal kunnen toevoegen van bonnen
• U ontvangt een bevestiging wanneer de KNZB uw declaratie heeft ontvangen
• De KNZB kan uw declaratie sneller verwerken

De volgende stappen voor het indienen van de declaraties zijn:

  1. Indien van toepassing: scan of fotografeer (in pdf-bestand) eerst de bonnen en zet deze op eenmakkelijk vindbare plaats op uw computer.
  2. Klik op deze link “Digitaal declaratieformulier” om dit formulier te openen.
  3. U komt bij een scherm, waar u uw gegevens dient in te vullen.
  4. Volgende stap: ’Deze declaratie is bestemd voor:’ Vink hier ‘KNZB Regio Midwest’ aan. Let op als het bestemd is voor de bond of een andere regio, dan deze aanvinken.
  5. Volgende stap: ‘Contactpersoon’, hier kunt u de contactpersoon invullen van uw commissie. Daarnaast dient u bij ‘Sporttak’ de juiste zwemafdeling te selecteren.
    Bijv. Sporttak ‘Wedstrijdzwemmen’, naam van de voorzitter van deze commissie.
  6. Volgende stap: ‘Vink hier aan wat u wilt declareren’
  7. In het formulier kunnen “reiskosten” en “overige kosten” worden gedeclareerd. Indien u beide kosten geselecteerd heeft, wordt eerst het scherm met “reiskosten” getoond. Klik op “verder” om “overige kosten” in te dienen, klik op “kies bestand”, om een bijlage toe te voegen. Heeft u meerdere declaratieregels dan klikt u op het lege vierkantje achter de laatst ingevulde regel.
  8. Zodra u klaar bent, klikt u op “versturen”.
  9. Om uw declaratie definitief te maken ontvangt u een bevestigingsmail op het opgegeven emailadres. Klik op de bevestigingslink in deze mail, indien u deze mail niet bevestigd, dan wordt de declaratie niet ontvangen door de KNZB. Na bevestiging ontvangt u in uw mailbox een kopie van de ingediende declaratie.
  10. Als u de declaratie bevestigd heeft, verwerkt en betaalt de KNZB Regio Midwest de declaratie zo spoedig mogelijk.

Mocht u nog vragen hebben neemt u dan gerust contact op met de penningmeester via

Declareren voor verenigingen, zwembaden en leveranciers.


Heb je als vereniging kosten gemaakt uit naam van de regio, voor bijvoorbeeld het organiseren van regiowedstrijden. Of kom je in aanmerking voor een  vergoeding of tegemoetkoming in de kosten. Dan kunnen deze kosten middels een factuur (met originele bijlages) gedeclareerd worden bij de regio.


Verenigingen, zwembaden en leveranciers kunnen hun facturen mailen naar  , voorzien van een bevestiging van de gemaakte afspraken (met  contactpersonen) en originele bijlages als betaalbewijzen / inkoopfacturen.